المشروع هو عملية أو نشاط مقيد بزمن ، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية ، يتم القيام به مرة واحدة من أجل تقديم منتج ما أو خدمة ما بهدف تحقيق تغيير مفيد أو إيجاد قيمة مضافة .

وهناك تعارض ما بين خاصية كون المشروع أمراً مؤقتاً لمرة واحدة ، وبين ما تتسم به العمليات الإدارية أو التشغيلية التي تجري بشكل دائم أو شبه دائم من أجلِ تقديم نفس المنتج أو الخدمة مراراً وتكراراً . ولا تتطلب إدارة المشاريع بالضرورة نفس المتطلبات التي تتطلبها إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية الدائمة ، سواء من ناحية المهارات الفنية المطلوبة أو فلسفة العمل ، ومن ثم فقد نشأت الحاجة إلى بلورة إدارة المشاريع .

المشروع هو عملية فريدة من نوعها ، التي تتكون من مجموعة من الأنشطة المنسقة والتحكم بالأنشطة من خلال تواريخ البدء والإنتهاء ، المتخذة لتحقيق أهدف مطابقة للمتطلبات المحددة ، بما في ذلك القيود من حيث التكلفة والوقت والموارد . كما يعرف المشروع بأنه عبارة عن وقت وتكلفة عملية مقيدة لتحقيق مجموعة من الإنجازات المحددة تصل إلى معايير الجودة والمتطلبات

التحدي الأول لإدارة المشاريع هو ضمان أن يتم إنجاز المشروع مع الإلتزام بقيود محددة ، أما التحدي الثاني الأكثر طموحاً فهو تحقيق الوضع الأمثل والأنسب – أو ما يعرف بالإستمثال فيما يتعلق بتخصيص المدخلات المطلوبة من أجل ملاقاة الأهداف المحددة سابقاً